Veinte años después de que Bill Gates acuñara el famoso ensayo “El contenido es el rey”, el omnipresente mantra parece haber cambiado ligeramente o, mejor dicho, evolucionado. Los editores se están dando cuenta de que el contenido es, en cambio, su reino a gobernar. Superando el contenedor, es decir, el producto como el libro o la revista, el contenido se ha convertido en el núcleo de su negocio, algo que, si no está bien nutrido, clasificado y gestionado, se vuelve obsoleto, menos rentable e incluso más costoso.
Fox Chapel Publishing, una visión de futuro en la industria editorial
Alan Giagnocavo, fundador y presidente de Fox Chapel Publishing, se dio cuenta de esto hace 10 años. “En 2007 asistí a la primera conferencia de O’Reilly Tools of Change para editores, celebrada en San José, California. Salí de esa conferencia con una confianza renovada en que “el contenido es el rey”, dice Alan. “También me di cuenta de que para monetizar el contenido correctamente necesitaríamos un DAM adecuado”.
El director de la editorial con sede en East Petersbourg (PA) hizo gala del mismo pensamiento adelantado que situó a su empresa entre los líderes de la nueva tendencia editorial mundial, los libros de colorear para adultos, con varios best sellers y más de un millón y medio de ejemplares vendidos en su historial.
Después de publicar más de 200 libros desde 1991, y de pasar por importantes adquisiciones de libros atrasados como los 1.400 títulos de New Holland UK, parecía claro que el crecimiento de los contenidos debía ir acompañado de una estrategia de monetización eficaz que fuera más allá del comercio tradicional por catálogo. A medida que el contenido crecía y se hacía más complejo, la empresa se puso al día mediante la innovación, centrándose en el reciclaje y el upcycling.
Xtent Studio, un gestor de contenidos todo en uno para editores
Entra en escena Xtent Studio. En desarrollo desde 2001 bajo el lema “crea una vez, publica en cualquier parte”, esta solución española se ha consolidado, como pionera en soluciones de gestión de contenidos para la industria editorial y los medios de comunicación. En los últimos años, las editoriales educativas han acogido con satisfacción la expansión de las soluciones de Blackgreen Studio al entorno del e-learning y la edición digital, convirtiéndose así, para muchas de ellas, en una parte fundamental de su estrategia de crecimiento.
Xtent es la herramienta estrella de Blackgreen Studio para las editoriales. Se trata de un software multiplataforma de última generación diseñado para ofrecer un entorno integral de gestión de contenidos y más. Con Xtent, concebido específicamente para mejorar el flujo de trabajo editorial, Blackgreen Studio tiende un puente entre la mentalidad del editor y sus necesidades actuales en una industria global en constante evolución.
Como dice Alan Giagnocavo, “me ha impresionado el funcionamiento práctico y realista del software Xtent. Con demasiada frecuencia, los ingenieros de software desarrollan una solución sin tener un conocimiento básico de cómo trabajamos realmente los editores”, añade. “Xtent entiende los escenarios del “mundo real” con los que probablemente nos encontremos y su software promete manejarlos de forma lógica y con sentido común”.
Características que cambian el juego
Tras una serie de demostraciones y diligencias, la editorial Fox Chapel y blackgreen Studio han trabajado conjuntamente en los últimos meses para poner Xtent al servicio de todos los departamentos de la editorial, es decir, Producción, Editorial y Marketing. La implantación ha comenzado con una fase de pruebas, en la que ha participado un equipo mixto de BGS, consultores editoriales y responsables internos de Fox Chapel. El objetivo es migrar varios procesos a la plataforma, multiplicando el potencial de los contenidos y reduciendo errores, costes y tiempos de entrega.
La plataforma Xtent reproduce con gran potencia el flujo de trabajo completo de una editorial. Dentro de su escritorio, se puede, entre otras características:
- Acceder a todo el catálogo de contenidos, con capacidad de búsqueda y gestión, para seguir el uso de cada activo;
- Para navegar y extraer análisis de cada edición emitida;
- Gestionar todo el flujo de trabajo de una publicación, desde el borrador hasta la impresión final o la salida digital, complementando las herramientas de diseño y comunicación con su propio plugin de InDesign;
Búsqueda y actualización de contenidos
En Fox Chapel, se han dibujado tres escenarios en los que Xtent está llamado a cambiar las reglas del juego. El primero es el acceso inmediato a un corpus de activos de rápido crecimiento y totalmente clasificado, en su mayoría ilustraciones, proyectos para colorear y tutoriales de manualidades y bricolaje. Como señala Alan Giagnocavo, “el valor de cualquier editor que no tenga un registro adecuado de derechos y regalías o archivos digitales de sus títulos es menos de la mitad de lo que sería si el editor estuviera al día digitalmente”.
Xtent ofrece varias formas de gestionar la carga de activos en sus sistemas. No sólo se puede etiquetar, organizar y cargar un libro completo directamente desde la suite de InDesign con el plugin de Xtent, sino que también se puede simplemente arrastrar y soltar las imágenes de las carpetas locales en las carpetas del catálogo de Xtent y recogerlas desde allí para completar la información de metadatos.Arrastrando y soltando una imagen en el buscador del catálogo de Xtent, un motor de búsqueda interno multiformato que es el núcleo del conjunto de características del DAM.
Los resultados de la búsqueda y la esclarecedora información de los metadatos en el Navegador de Catálogos de Xtent.
Una visión clara de cada página de cada edición, totalmente gestionable y exportable.
Permitiendo al usuario saber en cada edición un activo específico – no necesariamente e imagen – fue utilizado, también permite que cualquier cambio sea sincronizado en cada publicación correspondiente. Supongamos que un editor de Fox Chapel quiere reunir todos los proyectos de coloreado de animales de un determinado autor para empezar a preparar un volumen monográfico: unos metadatos minuciosamente codificados para las imágenes en el sistema permiten al editor encontrar en segundos todas las ilustraciones de su autoría en cada trabajo publicado, todo listo para ser organizado por formato, fechas, tamaño e incluso coste.
Del mismo modo, si un tutorial de un proyecto de carpintería implica un material que ha sido recientemente clasificado como potencialmente peligroso, el editor y el director de producción pueden rastrear fácilmente las secciones del libro en las que
Ese mismo producto fue mencionado y puso en marcha una eficiente estrategia de QC/QA para corregir dichas páginas. Todo dentro del entorno de Xtent, sin necesidad de ir de un lado a otro con paquetes de InDesign, carpetas de enlaces y hojas de datos externas.
Reciclaje de contenidos
La función de navegador de activos digitales también está en la base de otro uso que Fox Chapel está dando a Xtent: un escenario de reciclaje de contenidos. El contenido se reutiliza permanentemente en diferentes contextos para distintos fines, como el reempaquetado de libros para clientes externos -una petición frecuente-, o la creación de un nuevo catálogo por parte del departamento de Marketing.
Conseguir acceder a él y reciclarlo es una parte importante de la estrategia de ingresos, y algo muy presente en las previsiones del sector de la empresa.”Dentro de cinco años, los editores que no tengan sus libros ilustrados en un software como Xtent serán valorados muy, muy por debajo de los editores que tengan sus activos debidamente etiquetados con metadatos, con referencias cruzadas y catalogados” . “Ahora mismo, los editores y los responsables de marketing están dejando atrás el esfuerzo de la selección manual y la encuadernación manual, la curación tradicional de contenidos de diferentes fuentes. Con Xtent, están pasando de tener páginas esparcidas por las paredes o espacios de trabajo y reescaneadas en los primeros borradores de futuras publicaciones, a una pequeña serie de operaciones de búsqueda y “arrastrar y soltar” que amplían el rango de búsqueda y proporcionan un resultado más avanzado de una manera más rápida y sencilla.
Una vez encontrados y recopilados los datos necesarios, el editor puede generar un PDF para cada página y componer una nueva colección para exponerla y, eventualmente, transformarla en un nuevo catálogo, libro propio o revista.
Reciclaje de contenidos
Tras la búsqueda y reutilización de contenidos granulares para estructurar nuevos productos, el sistema de gestión de contenidos completa el flujo de trabajo del ciclo de vida de la publicación con la posibilidad de crear realmente nuevas publicaciones utilizando su conjunto de herramientas internas. Esto permite al equipo de producción de Fox Chapel Publishing maximizar la eficiencia y evitar la pérdida de tiempo en diferentes entornos (editores de imágenes, InDesign, procesadores de texto, etc.), al producir nuevos títulos basados en series existentes.
Este enfoque integrado fue clave en la decisión de la editorial de pasarse a Xtent, y es algo que ilustra la diferencia entre esta plataforma impulsada por la editorial y otros sistemas modulares CMS/DAM. “Xtent nos permitirá reutilizar y crear nuevos productos de una manera que ahora es sencillamente imposible debido al tiempo necesario para extraer datos de varias fuentes, etc.”, concluye el fundador de la empresa.
El proceso es bastante sencillo: los editores y productores pueden elegir grupos de páginas relevantes en un tablero y vincularlos a las páginas en blanco de un nuevo libro. Este nuevo libro construido fácilmente utilizando piezas de diferentes publicaciones madre también se sincronizará con cualquier actualización de la publicación madre. Los diseñadores pueden acceder al sistema de gestión de contenidos con un plugin de InDesign, modificando el documento de InDesign en consecuencia y asegurando así que cualquier edición que realicen (imágenes, textos, diseños) se almacene automáticamente en el CMS.La vista del tablero de mandos con los contenedores de páginas vacíos, listos para recibir el contenido de la edición.
Un detalle de las dos ediciones una al lado de la otra en el tablero. En este caso, el editor crea un nuevo libro para colorear en un idioma diferente con unas sencillas operaciones dentro del sistema de gestión de contenidos Xtent
Fox Chapel Publishing sigue este camino para crear una serie de nuevos libros para colorear, reciclando contenidos que ya han sido publicados en un contexto diferente. Para ello, Xtent no sólo permite operar con esquemas de página existentes, sino también cargar diferentes plantillas vacías diseñadas y cargadas directamente desde InDesign por los maquetadores. Al tener acceso tanto al texto como a las imágenes, cada usuario puede rellenar las secciones de la plantilla con el contenido adecuado con unas pocas operaciones de arrastrar y soltar, en un sencillo entorno WYSIWYG.Creando una plantilla en InDesign y utilizando el plugin flotante, a la derecha, para marcar las secciones a rellenar con contenido dentro de la plataforma Xtent.
Una vez completadas todas las páginas de la publicación, el servidor procesará el libro para volver a crear todas las páginas finales, folios e índices automatizando el proceso de producción. El resultado puede ser la exportación de un paquete completo de InDesign, el PDF listo para imprimir, el ePub o el contenido de aprendizaje electrónico. Un enfoque integrado para el mercado multicanal en el que se sumergen ahora las editoriales.
Al tener Xtent totalmente implantado en breve, Fox Chapel Publishing verá el impacto de este cambio de mentalidad en toda la empresa, desde las relaciones del flujo de trabajo y los resultados hasta el flujo de ingresos reales. “Han sido necesarios 9 años, varios comienzos en falso con otros proveedores y muchos miles de dólares en investigación, pero todos los que trabajan en el plan de instalación de Xtent se sienten muy contentos y, de hecho, están impacientes por pasar a utilizarlo a diario”, afirma Alan Giagnocavo. Una experiencia alentadora para los editores de contenidos de referencia, educativos e ilustrados.