De los documentos de Word a los cursos de Medicina online de alta gama
En los campos directamente relacionados con la sanidad y la ciencia, es incuestionable la necesidad de una formación de alto nivel, algo de lo que depende directamente la calidad de nuestro servicio sanitario. El Grupo Amir viene formando a futuros médicos en toda España y Latinoamérica y, a través de su filial editorial Amir Salud, desarrolla recursos y métodos educativos para ayudar a los futuros médicos a convertirse en profesionales del más alto nivel.
Se trata de una misión especialmente sensata debido a las diferentes especificidades legales, educativas y profesionales de España y del conjunto de países latinoamericanos. Sobre todo, el compromiso de ayudar a un conjunto de estudiantes cuyos hábitos y necesidades de estudio cambian casi a cada minuto, además en un marco de conocimiento en rápida evolución como es el médico.
“A cada uno su método de estudio”, dicen fuentes de la dirección de la empresa, “tenemos que proporcionar a todos el mayor número de formas de éxito posible”. La dirección de la empresa y el jefe de producción, Carlos Calderón, lideran el giro innovador de la editorial, un proceso alimentado con datos sobre su principal activo: sus alumnos.
“Nos pusimos en su lugar y recogimos datos sobre los hábitos de estudio. Esto nos permitió tipificar hasta 17 públicos diferentes y nos lanzó a la búsqueda de la herramienta que nos permitiera exportar nuestros contenidos a tantos formatos de salida como fuera posible”. Hoy en día, esto significa ir más allá de los productos impresos y abrazar todas las posibilidades que ofrece el entorno del e-learning.
El cruce de caminos con Xtent era, por tanto, inevitable. Esta empresa, pionera en la gestión de contenidos, ha estado ayudando a los productores de e-learning y a las editoriales educativas a reconstruir su flujo de trabajo de producción y a ampliar sus canales de salida, especialmente en lo que respecta a los formatos digitales. La plataforma de gestión de contenidos Xtent permite a los productores y editores de elearning ingerir y crear contenidos de forma sencilla, gestionarlos de forma colaborativa y multiplicar los formatos en los que se presentan al público.
En pocas palabras, esto significa que, con poco esfuerzo y una breve curva de aprendizaje, la misma unidad de contenido de un único flujo de trabajo de producción puede convertirse fácilmente en un módulo de aprendizaje electrónico SCORM o LMS, conservando el resultado tradicional del PDF listo para imprimir. “Antes pensábamos que cada producto final requería un flujo de trabajo de diseño y producción separado -un diseñador de libros y un maquetista para el papel, un desarrollador web para el sistema de e-learning, etc.-, una suposición que retrasaba nuestros planes de expansión”, dice Carlos, “con Xtent, podemos planificar con antelación y publicar en formatos que ni siquiera habíamos pensado en un principio”. Así que con los 17 tipos de alumnos de Amir en mente, ambas empresas se pusieron a trabajar.
La prueba inicial se hizo con 5 unidades temáticas diferentes, de 4 a 5 capítulos cada una, con una media de unas 40 páginas por capítulo. Éstas llegaron a la mesa de producción en formato Word, por lo que el proceso tuvo que empezar por ahí. Los borradores de Word, procedentes de autores médicos, variaban mucho en cuanto a formato y estilo. Por ejemplo, en algunos párrafos faltaban estilos y sólo se utilizaban cambios de fuente específicos, así como el formato y la resolución de las imágenes. A menudo incluían tablas, listas (algunas con estilo, otras numeradas manualmente) y fórmulas, subtítulos, notas a pie de página, referencias bibliográficas, etc. Todo ello es muy común y necesario cuando se publican contenidos médicos.
Hasta ese momento, el flujo de trabajo de producción de Amir era bastante tradicional: un borrador terminado en Word se enviaba a un maquetista que, bajo la supervisión del equipo de Amir, retocaba toda su complejidad con plantillas de diseño de la casa y lo terminaba para su corrección final, aprobación e impresión. “Nuestro proceso de subcontratación siempre parecía algo largo y menos flexible”, explica Carlos. Ese era el flujo de trabajo habitual en el sector y satisfacía parcialmente sus necesidades en cuanto a la producción de impresión. Sin embargo, el entorno digital exigía ir un poco más allá. “Necesitábamos recuperar el control y aumentar la agilidad si queríamos aumentar nuestra calidad y volumen, y a la vez disponer de una herramienta que nos permitiera llevar nuestros contenidos al formato e-learning”. Con Xtent, aunque se parte del mismo punto -el documento de Word enviado por el autor-, el proceso puede mantenerse en la empresa, funcionar a un ritmo mayor y alimentar un LMS aparte de la impresión.
Todo el proceso es muy sencillo, ya que para convertir el documento de Word en un curso de aprendizaje electrónico vivo y disponible, sólo se necesitan unas 3 horas por cada capítulo de 40 páginas. El documento de Word se ingiere en la plataforma, que lo convierte en una jerarquía de carpetas con documentos XML como objetos de aprendizaje reutilizables. Se trata de una operación automatizada que permite desplegar cada capítulo y componerlo en diferentes tipos de diseño.
La enorme versatilidad de la plataforma ha permitido a Amir crear un Campus multimedia completo, la principal prioridad de la empresa y la respuesta a la creciente demanda de diversidad de recursos de estudio por parte de sus estudiantes milenarios, que buscan la excelencia. El Campus en línea de Amir funciona con Canvas, un LMS muy popular que utilizan más de 3.000 instituciones de todo el mundo. “Teníamos que satisfacer la necesidad de nuestros alumnos de contar con un entorno de aprendizaje electrónico, por lo que elegir Canvas y poder alimentarlo a través de Xtent nos puso en el lugar que necesitábamos”, afirma el director de producción.
Mientras se ingería el contenido desde Word, se cargaban y configuraban las plantillas de Canvas, junto con las especificaciones de impresión y de PDF en línea. En este caso, y de forma notablemente novedosa, las plantillas PDF de Xtent también se basan en HTML y CSS, lo que hace que sea mucho más interesante para los documentos de forma muy larga y sorprendentemente parecido a las salidas HTML como los cursos de elearning, lo que añade consistencia al contenido de la marca.
Con el contenido listo para usar y las plantillas de exportación en su lugar, los diseñadores y editores pueden ir a Xtent y obtener vistas previas para ajustar el conjunto. Llegados a este punto, quedan claras las ventajas de trabajar en un entorno sorprendentemente intuitivo y sencillo, sobre todo cuando se trata de un contexto tan exigente como el de la educación médica en España. Las unidades temáticas de Amir varían en función de las prácticas médicas específicas, pero también de las prerrogativas evaluativas regionales, según la región española en la que se estudie, aparte, por supuesto, de las diferencias culturales y lingüísticas.
El contenido y la estructura de un mismo curso básico pueden ser diferentes de una región a otra, mientras que la integridad educativa y científica debe mantenerse intacta, por lo que es muy importante contar con una forma ágil de cambiar y generar plantillas, así como de editar texto e imágenes sobre la marcha. Al generar un nuevo curso, Xtent le permite elegir las secciones que son comunes a otros con poco esfuerzo y sin necesidad de copiar y componer de nuevo, y aquellas partes que necesitan ser editadas. El uso de estos bloques comunes a lo largo de los cursos también significa que puedes hacer un cambio (por ejemplo, uno legal, que debe reflejarse en cada curso emitido) hecho una vez e implementado en todas partes. Y por todas partes, nos referimos a los borradores y a los productos exportados, es decir, al LMS de Canvas, lo que supone un cambio de juego cuando se trata de ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Los usuarios pueden editar fácilmente el contenido en el espacio de trabajo compartido.
La primera semana se dedicó principalmente a la preproducción de los documentos de Word y las plantillas de salida, así como a formar al equipo en el uso real de la plataforma. Muchas de las decisiones cruciales, como el diseño de las plantillas y la estructuración y personalización del XML, se toman en este periodo, aunque el progreso permanente es inevitable, si no deseable. “Fue necesario un poco de adaptación por parte de BGS para incluir algunas funcionalidades que faltaban al principio y estamos alimentando constantemente a su equipo de desarrollo con puntos de mejora, como la gama de XML disponibles para usar”, comenta Carlos, “aunque no hay una compensación real, ya que la mayoría de estas tareas se hicieron en la primera etapa de implementación y formación”. Los días siguientes se dedicaron a la revisión, edición y exportación, lo que permitió a Amir ver sus contenidos en diferentes formatos en apenas tiempo.
La rapidez y facilidad con la que se realizaron los 5 primeros cursos de prueba impulsó la implantación completa con un impacto en la organización que superó todas las expectativas. “Nuestro Campus online estaba previsto que se presentara en 2 o 3 meses, pero en 10 días pudimos disponer de contenidos multimedia para los alumnos”, afirma.A finales de este año, habrá más de 300 cursos disponibles, decenas de miles de páginas sobre temas que van desde la Enfermería hasta la Especialidad Médica. El tiempo de producción, de principio a fin, desde Word hasta la salida final en Canvas y PDF, es de media inferior a 3 horas por curso y todo está disponible para su reutilización, por ejemplo cuando un curso hecho para una región española debe adaptarse a los estudiantes de otra diferente. En definitiva, un gran aumento de la productividad que se traduce en una oferta de productos más amplia e innovadora.
Además de tener sus productos producidos íntegramente con Xtent, están disponibles en 3 formatos diferentes -Canvas LMS, PDF listo para imprimir y PDF online- la empresa sigue trabajando en formas de mejorar. “Desde el primer día, hemos estado identificando nuevas necesidades y personalizando las características de Xtent, integrando nuevos elementos como la gama de secciones XML y un complemento clave que nos abrirá un abanico totalmente nuevo, una conversión de texto a voz que convertirá nuestros contenidos escritos en audio”. Estos próximos cursos de audio mejorarán en gran medida toda la experiencia de aprendizaje y la harán mucho más inmersiva, ya que los estudiantes podrán acceder al mismo contenido sin necesidad de papel o pantalla. Canvas permite la tecnología de texto a velocidad a través de Readspeaker y tener todo a través del flujo de trabajo compartido de Xtent tiene importantes ventajas, como la desactivación automática de los saltos de página en la conversión de audio o la fácil manipulación de los subtítulos y otras menciones laterales al construir el bloque de audio principal. Todo ello facilita un proceso que, de otro modo, sería más costoso y logísticamente más difícil.
